На підставі Закону України «Про захист персональних даних» володілець персональних даних повідомляє Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (далі– Уповноважений) лише про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних тобто про обробку так званих чутливих даних, їх зміну та припинення обробки, а також про створення структурного підрозділу або відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних, упродовж тридцяти робочих днів з дня початку такої обробки.

До чутливих даних відносяться:

• расове, етнічне та національне походження;
• політичні, релігійні або світоглядні переконання;
  • членство в політичних партіях та/або організаціях, професійних спілках, релігійних організаціях чи в громадських організаціях світоглядної спрямованості;
• стан здоров’я;
• статеве життя;
• біометричні дані;
• генетичні дані;
• притягнення до адміністративної чи кримінальної відповідальності;
• застосування щодо особи заходів в рамках досудового розслідування;
  • вжиття щодо особи заходів, передбачених Законом України «Про оперативно-розшукову діяльність»;
• вчинення щодо особи тих чи інших видів насильства;
• місцеперебування та/або шляхи пересування особи.

Одним із винятків є здійснення обробки персональних даних у сфері трудових відносин. Тобто у випадку коли володільцем персональних даних обробляються чутливі дані його працівників, він не зобов’язаний повідомляти про таку обробку.

Процедура та форми повідомлення визначені Порядком повідомлення Уповноваженого Верховної Ради з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, про структурний підрозділ або відповідальну особу, що організовує роботу, наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини №1/02-14 від 08 січня 2014р.(далі – Порядок повідомлення). 

Окремим аспектам повідомлення Уповноваженого про обробку чутливих даних (таким як зміст чутливих даних, рекомендації щодо заповнення заяви тощо) приділено додаткову увагу в Роз’ясненнях до Порядку повідомлення.

Володільці персональних даних, на яких поширюється вимога повідомлення Уповноваженого про обробку, повідомляють Уповноваженого у будь-який доступний їм спосіб, а саме: надсилання інформації листом, електронною поштою, факсом, а також подання заяви особисто через спеціально встановлену скриньку для вхідної кореспонденції, розміщену в приміщенні Секретаріату Уповноваженого, за адресою: 01008, м. Київ, вул. Інститутська, 21/8.

Мета повідомлення володільцем персональних даних Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про структурний підрозділ або відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних, полягає у можливості Уповноваженим у будь-який час звернутися до таких осіб для отримання пояснень та вирішення інших питань у сфері захисту персональних даних.

Зверніть увагу! У зв’язку з набранням чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення системи захисту персональних даних» з 01 січня 2014 року процедуру реєстрації баз персональних даних було скасовано.Натомість, як зазначалося вище, повідомленню Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини підлягають лише відомості про обробку чутливих персональних даних. Повідомлення про обробку чутливих даних володільці персональних даних мають здійснювати незалежно від факту реєстрації баз персональних даних у попередні роки.

Заява про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних

Заява про зміну відомостей щодо обробки персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних

Заява про припинення обробки персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних

Заява про структурний підрозділ або відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці